| 为促进办公厅秘书处各项工作规范化、制度化、程序化，切实履行好市政协办公厅赋予的职责，根据新时期政协机关工作的新形势和新要求，制定本制度。
一、主要职责
(一)协调机关各处室的关系，起到综合中枢和参谋助手作用。
(二)负责政协办公厅来往文电的处理工作。
(三)负责常委会议、主席会议、秘书长会议和政协召开的工作会议、经验交流会议等会务工作。
(四)负责以政协或政协办公厅名义举办的庆祝会、纪念会、茶话会以及其他政治活动和节日庆祝活动的计划、组织工作。
(五)负责有关会议和活动的联系、组织工作。
(六)负责与政协各专门委员会和政协委员及上下级政协的联络工作。
(七)负责由政协办公厅承办的委员提案和委员来信及群众来信的办理工作。
(八)起草和审核政协、政协办公厅各类文电。
(九)积累整理资料，搜集掌握信息，记录大事记。
(十)负责政协及政协各部门各类文电和会议材料的翻译工作。
(十一)负责办公厅的文书档案、机要保密、文印和政协机关的报刊征订、收发及通信工作。
(十二)负责政协、政协办公厅印信管理，办理政协、政协办公厅对外介绍信。
（十三）负责与各级媒体进行协调、联络，做好政协日常重要会议和重大活动的宣传报道工作。
（十四）做好市政协专家之友联谊会和书画院的服务工作。
(十五)完成领导交办的其他事项。
二、工作标准
(一)市政协和市政协办公厅印制的各类正式文电要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，符合公文处理的有关规定；要严格把关，控制不必要的行文；要情况明确，条理清楚，层次分明，文字通畅，准确简练。
(二)发出文电编号准确、登记无误，送印、分发及时、准确。
(三)认真处理抄送类文电及分发市政协、市政协办公厅制发的各类文电，做到每日分送一次，急件随到随送。同时做好文件筛选工作。对于旗区、部门抄送领导的文件和资料，要从减轻领导阅文负担又不影响工作的角度考虑，认真筛选，不需要领导阅批的卡掉，或用摘要方式送领导阅批。
（四)文书处理各环节要认真负责，严格履行登记、签字手续，做到及时分送办理。
（五)要严格执行有关规定，做好安全保密工作。做好文件、会议及其他方面的安全保密工作。
（六)市政协召开的各类会议要议题明确，材料齐全，准备充分，务实高效。
（七)认真做好会务工作。必须坚持严谨规范、周到细致、高效服务的原则，做到会前精心准备、细致安排、有效协调，会中周到细致、衔接紧密、井然有序；会后及时整理有关材料，做好会议决定事项的催办落实工作。
（八)信访受理、接待工作要认真负责，文明礼貌，主动热情，耐心细致，服务周到，答复及时。
（九)电话接转办理要及时迅速，传达准确，有记载依据，有办理结果。
（十)领导交办的事项要急事急办，结果明确，及时反馈。
(十一)要熟悉机关的情况，包括各专委会、办公厅各处室、中心工作职责、各负责人联络方式等，要配合市政协其他政务处室加强处室之间协调工作，包括会议安排、文件办理、事项督查等。
(十二)掌握计算机基本知识，熟练操作电脑，精通市政协局域网运行程序。
三、工作制度
（一)行文审核。
1.凡以市政协、市政协办公厅名义发出的所有正式文电，都必须认真审核。
2.急件须随到随审，平件当日内审理完毕，重要件与分管副秘书长或办公厅主任会审，不得以任何理由将文件滞留在案头而影响发文。
（二)文件承办。对所承办的文件要区别阅件和办件，分别粘贴统一、规范的文件批办单或通过办公厅内部局域网呈领导阅批，并做到平件当日收当日办，急件即收即办。
（三)送审转办。送审文件应在提出拟办意见后当日完成，最晚不超过第二天；转办文件在提出转办意见的当日或次日送达转办机关。严格履行转办登记手续。
（四)文件催办制度。文件要限期督办，重要和紧急文件要跟踪督办，保障文电处理运转及时。
（五)文件传阅。根据文件的紧急程度及秘密等级，分送有关领导审批。对时限性较强的文件要做到在限定时限内传阅完毕。
（六)文件保密。凡涉密文电均由机要秘书面呈有关领导当场审批后立刻收回。中央及中办、内党委及内党办文件以及其他标明密级的各类文电，只可摘抄，不可复印。
（七)立卷归档。对上级、下级及市委、政府制发的各类文电和会议材料，做到平日立卷。凡需归档的文件应在下年的3月底前完成收集、整理、分类、归档工作，同时编制必要的检索和参考资料，及时向档案局移交案卷。按规定做好档案的鉴定销毁工作，对无保存价值的文件，经分管副秘书长或办公厅主任审核签字后，两人以上现场销毁。
（八)文件查阅。及时、准确提供各类文件的调阅工作，根据有关保密规定，任何人不得擅自复印。
（九)印鉴管理。严格执行审批手续，并登记用印时间、事由和批准人。各类介绍信将办信单位的证明（介绍信）或领导签批件附在存根上备查。
（十)收发。收发文严格履行登记、签收手续，不得丢失缺损；用挂号或机要发出的文电，要保存好凭据；收发的文电、邮件要妥善保管，平件当日处理，急件、电报随时处理，不得积压。
（十一)通讯。公文邮送必须包装，严格办理交送签字手续。直送件、急件应有登记、签收手续；会议通知市政协领导应只送本人签字，会议通知完毕后，应将会议通知单在会前交记录人员；交换站的文件每日至少送取一次；领导批示通知单及重要文件或办理时限较强的文件，通知有关部门直取或直送。
（十二)会议办理。严格遵照市政协及办公厅有关会务工作的规定、规程和制度，努力提高办会质量和效率。
1.接到领导要求通知会议指示后，及时、准确拟发会议通知单。
2.在会议召开前15分钟检查落实会议室的准备情况，做好会议准备工作。
3.会议召开期间，要认真做好会议记录。会议记录一般应遵循原话。条理清晰，做到准确、真实、完整。对会议议程以外的其他决定事项，也要认真记录，不得遗漏。
4.每次常委会议后，认真整理会议记录，并经秘书长和办公厅主任签署意见。
（十三)督查落实。由专人或与办公厅有关处室认真做好市政协各类会议决议事项和市政协领导批示文电的督查、落实、反馈工作，做到事事有回音，件件有落实。
（十四)电话接转。文明、礼貌、耐心细致、及时迅速、传达准确，有记载依据，有办理结果。
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